「モバイルSuicaにカードでチャージしたら、カードの明細とSuicaの履歴のどちらを経費にするの？」「定期券や新幹線のグリーン券は経費にしていい？」。交通費の処理は、支払い方法が増えた分、迷うことも増えました。
この記事では、モバイルSuica・定期券・グリーン券の経費処理と、インボイスの注意点をまとめます。特に気をつけたいのは、クレジットカードのチャージによる二重計上と、1回3万円以上の購入はインボイスが必要になる点です。チャージの基本的な考え方はSuicaなど交通系ICのチャージはどう処理する？をご覧ください。
- モバイルSuicaのカードチャージは前払い。カード明細のチャージ額と、Suicaの利用額の両方を経費にしない
- 定期券・グリーン券・新幹線の切符も、仕事に必要な移動なら経費になる。私用の分は経費にならない
- 公共交通機関特例は1回の取引が税込3万円未満のときだけ。まとめ買いの新幹線や6か月の定期券は、インボイスの保存が必要になることがある
- 従業員の通勤手当は、通勤に通常必要な部分なら帳簿の記載だけで仕入税額控除ができる
モバイルSuica：二重計上に注意
モバイルSuicaは、クレジットカードからチャージする人が多いでしょう。このとき、記帳の元になるデータが2つできます。
- クレジットカードの明細：「モバイルSuica チャージ 10,000円」
- Suicaの利用履歴：「○○駅→△△駅 220円」などの運賃や買い物
会計ソフトでカードとSuicaの両方を連携していると、チャージ額を旅費交通費にし、さらに利用履歴の運賃も旅費交通費にするという二重計上が起きやすくなります。
防ぐには、どちらか一方のルールに決めます。
| 方法 | カード明細のチャージ | Suicaの利用履歴 |
|---|---|---|
| 原則的な方法 | 仮払金（または前払金）で処理 | 運賃・買い物を旅費交通費などに振り替え |
| 簡便な方法（仕事専用で毎月ほぼ使い切る場合） | 旅費交通費で処理 | 記帳しない（記録として保存するだけ） |
簡便な方法では、決算日に残っている残高は経費にせず、資産に戻すのが正確です。また、Suicaで買い物もしている場合は、運賃と買い物で消費税の扱いが違うので、原則的な方法のほうが正確に処理できます。
カードのポイントでチャージした分や、オートチャージの設定も、明細のどこに出るか確認しておきましょう。
定期券の処理
個人事業主の定期券
個人事業主が、自宅から借りている事務所や店舗に通うための定期券は、事業のための移動として経費にできると考えられています。自宅で仕事をしている人が取引先回りのために買った定期券も、仕事に使う範囲で経費になります。休日の私用にも使う場合は、使い方によっては按分を考えます。通勤費の考え方は個人事業主の通勤費は経費になる？で詳しく説明します。
6か月定期のように先の期間の分を前払いした場合、決算をまたぐ分は前払費用にするのが原則ですが、1年以内の前払いを毎年継続して支払時に経費にしている場合は、支払時の経費とする取扱いがあります（短期前払費用の特例）。
定期券とインボイス
定期券の消費税は、購入した時点で課税仕入れとして処理するのが一般的です。インボイスについては、1回の購入が税込3万円未満なら公共交通機関特例で帳簿の記載だけで控除できますが、3万円以上の定期券は特例の対象外です。駅やアプリで発行される、登録番号の入った領収書などを保存します。
従業員の通勤手当
法人が従業員（役員を含む）に支給する通勤手当は、通勤に通常必要と認められる部分であれば、インボイスがなくても帳簿の記載だけで仕入税額控除ができます。定期券の現物を会社が買って渡す場合とは扱いが違うので、どちらの形で払っているかを確認します。通勤手当には所得税の非課税限度額もあるので、遠距離の通勤や新幹線通勤の場合は確認が必要です。
グリーン券・新幹線
経費になるかどうか
グリーン車の料金や新幹線の指定席・特急料金も、仕事の移動に必要な範囲であれば経費になり得ます。金額の上限は決まっていませんが、次のような点で、事業との関係を説明できるようにしておきます。
- 仕事のための移動であること（行き先・目的・相手）
- 長距離の移動、移動中に資料作成や打ち合わせの準備をする必要があった、など利用の理由
- 家族の分や、観光を目的とした移動が混ざっていないか
法人の場合は、旅費規程で、グリーン車を使える役職や距離を決めておくと説明しやすくなります。旅費規程の作り方は旅費規程の作り方：日当・宿泊費・交通費の決め方をご覧ください。
インボイスの「1回の取引」に注意
国税庁のインボイスQ&Aでは、公共交通機関特例の3万円未満かどうかは、切符1枚ごとや月のまとめた金額ではなく、1回の取引の税込金額で判定するとしています。また、特急料金・急行料金・寝台料金は特例の対象になると示されています。
| ケース | 1回の取引の金額 | 公共交通機関特例 |
|---|---|---|
| 新幹線の片道を1人分購入（税込3万円未満） | 3万円未満 | 対象（帳簿の記載で控除） |
| 新幹線の往復を1回でまとめて購入（合計3万円以上） | 3万円以上 | 対象外（インボイスが必要） |
| 社員3人分の切符を1回で購入（合計3万円以上） | 3万円以上 | 対象外（インボイスが必要） |
| 在来線の普通運賃（Suica） | 3万円未満 | 対象 |
グリーン料金がこの特例の対象になるかは、国税庁のQ&Aで明示された記載を確認できていません。消費税の課税事業者（本則課税）の方は、グリーン券についても、登録番号の入った領収書を保存しておくのが安全です。ネット予約のサービスでは、会員ページから領収書を発行できることが多いので、出張ごとに保存しておきましょう。
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オンライン記帳・申告サポートを見る記録の残し方
交通費は1件の金額が小さく、件数が多い費用です。次のように仕組みで残すと、手間が減ります。
- 仕事用のSuica・カードを分ける：利用履歴がそのまま仕事の記録になる
- 予約サービスの領収書をまとめて保存：新幹線・飛行機のネット予約は、出張のたびに領収書のPDFを保存する
- 移動の目的をカレンダーに残す：利用履歴には目的が残らないので、取引先名や用件を予定表に書いておく
- 会計ソフトの連携ルールを決める：カードとSuicaの両方を連携するなら、どちらで経費にするかを決めて二重計上を防ぐ
電子データで受け取った領収書は、電子帳簿保存法のルールに沿って保存します（電子帳簿保存法の基本：個人事業主と法人がやるべきこと）。
まとめ
- モバイルSuicaのカードチャージは前払い。カード明細とSuicaの利用額の両方を経費にしない
- 定期券・グリーン券・新幹線も、仕事に必要な移動なら経費。法人は旅費規程で基準を決める
- 公共交通機関特例は1回の取引が3万円未満のときだけ。まとめ買いや高額な定期券はインボイスを保存
- 従業員の通勤手当は、通勤に通常必要な部分なら帳簿の記載だけで控除できる
タクシー代はタクシー代の記録は必要？どこからどこまで乗ったかは書くべき？、出張の日当は日当（出張手当）を払えるのは？法人と旅費規程をご覧ください。
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