「日当を出すには旅費規程が必要と聞いたけれど、何をどう書けばいいのか分からない」。ひとり会社や小さな会社から、よくいただくご質問です。
旅費規程は、出張のときに会社が払う交通費・宿泊費・日当の基準と、申請・精算の手続きをまとめた社内ルールです。インターネット上のひな形を使えば形は整いますが、金額の決め方と実際の運用まで考えておかないと、税務調査で説明に困ることがあります。
この記事では、旅費規程に書く項目と、日当・宿泊費・交通費の決め方の考え方を整理します。なお、「いくらまでなら認められる」という具体的な金額は、会社の実態によって変わるため示しません。
- 旅費規程には、適用範囲、出張の定義、交通費・宿泊費・日当の基準、申請と精算の手続きを書く
- 金額は、役職間の釣り合い、距離や日数、実費、同業他社の水準と比べて説明できるように決める
- 規程は株主総会などで決め、議事録と一緒に保存する
- 規程どおりに運用されていないと、規程があっても認められないことがある
旅費規程に書く項目
旅費規程に決まった様式はありません。一般的には、次の項目を定めます。
| 項目 | 書く内容 | 決めるときのポイント |
|---|---|---|
| 目的・適用範囲 | 誰に適用するか（役員・従業員） | 役員だけ特別扱いにしない |
| 出張の定義 | 何km以上、または何時間以上の移動を出張とするか | 近距離の外出と区別する |
| 交通費 | 経路、利用する交通機関、座席の等級 | 原則は合理的な経路の実費 |
| 宿泊費 | 上限額または実費精算 | 地域や役職で区分してもよい |
| 日当 | 日帰り・宿泊・海外などの区分ごとの額 | 役職ごとの釣り合いをとる |
| 手続き | 出張の申請、報告、精算の方法と期限 | 記録が残る仕組みにする |
| 改定 | 規程を見直すときの手続き | 決議と施行日を残す |
出張の定義を決める
まず、「どこからが出張か」を決めます。事務所から一定の距離以上、または一定の時間以上かかる移動を出張とする、といった定め方が一般的です。近所の取引先への外出にまで日当を出すと、出張旅費としての説明がつきにくくなります。
役員と従業員を同じ規程で定める
ひとり会社でも、将来の従業員を想定して、役職ごとに基準を並べる形にしておくと運用しやすくなります。役員だけが極端に高い基準になっていないかは、税務上も見られるポイントです。
日当・宿泊費・交通費の決め方
所得税の取扱いでは、出張旅費のうちその旅行に通常必要と認められるものは非課税とされています（所得税法第9条第1項第4号）。通常必要かどうかは、旅行の目的、目的地、行程、期間、宿泊の要否、旅行者の職務内容や地位などに照らして判断し、次の2点も考慮するとされています（所得税基本通達9-3）。
- 役員と使用人の全体を通じて、適正なバランスが保たれている基準で計算されているか
- 同業種・同規模の他の会社が一般的に支給している金額と比べて相当か
この考え方を、日当・宿泊費・交通費それぞれに当てはめると次のようになります。
| 費目 | 決め方の考え方 | 避けたい決め方 |
|---|---|---|
| 交通費 | 合理的な経路の実費。座席の等級は役職で区分 | 実際に使っていない経路・等級の額を定額で払う |
| 宿泊費 | 上限を決めて実費精算、または地域別の定額 | 実際の宿泊費と大きくかけ離れた定額 |
| 日当 | 出張中の食事代や雑費の補填として、距離・日数・役職に応じて設定 | 役員だけ従業員と比べて著しく高い、出張の実態と関係なく決める |
日当は「説明できる水準」にする
日当は、出張に伴う食事代や細かな雑費を、いちいち精算しない代わりに定額で払うものです。金額を決めるときは、実際に出張でかかる費用、従業員との差、同業他社の水準と比べて、なぜその額なのかを説明できるようにしておきます。
具体的な金額の目安を示すのは避けますが、「社長の日当が従業員の何倍にもなっている」「近距離の移動にも高額の日当が出ている」といった規程は、通常必要な範囲を超えると判断されるおそれがあります。超えた部分は、役員や従業員への給与として扱われるのが原則です。
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ひとり会社なら株主総会で決める
旅費規程は、取締役会のある会社なら取締役会、ひとり会社なら株主総会（社長＝株主）で決め、議事録を作って保存するのが一般的です。施行日を明記し、改定したときも同じように記録を残します。
役員の出張旅費のうち通常必要な範囲のものは、役員報酬とは別のものとして扱われます。ただ、規程の金額が過大であれば、その部分は役員への給与と見られます。役員報酬の決め方はひとり会社の役員報酬の決め方もご覧ください。
出張の記録とセットで保存する
規程があっても、出張した事実が確認できなければ旅費は認められません。次の書類をそろえておきます。
- 出張申請書または出張予定（日時、行き先、目的）
- 出張報告（誰に会ったか、何をしたか）
- 交通機関や宿泊施設の領収書
- 旅費精算書（規程に基づいて計算した日当の額）
規程どおりに運用しないと認められないことも
国税不服審判所の公表裁決（平成26年2月21日裁決）では、海外出張の旅費日当について、出張の事実と支給額が記録や関係者の答述で確認できた部分は損金と認められました。一方、規程で計算した金額と実際に支給した金額が一致していないことなどから、規程が実際に運用されていたとは認められないとして、規程に基づく金額での損金算入の主張は採用されていません。
また、平成27年7月28日裁決では、代表者が青年会議所の会議などに出席するための交通費・宿泊費・日当について、会社の事業の遂行上必要な費用とは認められず、代表者への給与とされています。旅費規程があっても、出張そのものに事業上の必要性がなければ認められない、という例です。否認された事例の傾向は日当が否認された事例でも整理しています。
日当を払う側の会社の考え方は日当（出張手当）を払えるのは？法人と旅費規程、消費税と源泉所得税の扱いは日当と消費税・源泉所得税の扱いをご覧ください。
まとめ
- 旅費規程には、適用範囲、出張の定義、交通費・宿泊費・日当の基準、手続きを書く
- 金額は、役職間の釣り合い、距離や日数、実費、同業他社の水準と比べて説明できるように決める
- 規程は株主総会などで決めて議事録を残し、出張の記録や精算書と一緒に保存する
- 規程どおりに運用されていない、出張に事業上の必要性がない、という場合は認められないことがある
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