「Suicaにチャージしたら、その金額を交通費にしていい？」「Suicaで払った電車代は、インボイスがないけれど消費税の控除はできる？」。交通系ICカードを仕事で使う個人事業主やひとり会社の方から、よく聞かれる質問です。
結論からいうと、チャージは前払いにすぎないので、原則として使ったときに経費にします。消費税も、チャージしたときではなく使ったときに判断します。電車やバスの運賃は、公共交通機関特例でインボイスがなくても控除できますが、Suicaでの買い物は別の扱いです。この記事では、仕訳と記録の残し方をまとめます。
- チャージは前払い。原則は、チャージ時に仮払金・前払金、使ったときに旅費交通費などへ振り替える
- 消費税は使ったときに判断する。チャージそのものは消費税の対象外
- 1回3万円未満の電車・バスの運賃は公共交通機関特例で、インボイスがなくても帳簿の記載で控除できる
- Suicaでの買い物は特例の対象外。お店のレシート（インボイス）を残す。仕事用のカードを分けると記帳が楽になる
チャージは「前払い」、経費になるのは使ったとき
Suicaなどの交通系ICカードにチャージしても、まだ何かを買ったわけではありません。お金をカードに移しただけで、電車に乗ったり買い物をしたりしたときに、初めて費用が発生します。
そのため、原則的な処理は次のようになります。
| タイミング | 仕訳の例 | 消費税 |
|---|---|---|
| 1万円をチャージ | 仮払金（または前払金）10,000 ／ 現金・普通預金 10,000 | 対象外 |
| 電車に乗って運賃を払った（例：月の合計3,200円） | 旅費交通費 3,200 ／ 仮払金 3,200 | 課税仕入れ（公共交通機関特例） |
| Suicaでコンビニの文房具を買った（例：550円） | 消耗品費 550 ／ 仮払金 550 | 課税仕入れ（インボイスが必要） |
| 決算日の残高 | 仮払金として資産に残る | － |
利用履歴を見て、月ごとにまとめて振り替えても構いません。
チャージ時に経費にする簡便な処理
仕事専用のカードで、チャージ額が少なく、毎月ほぼ使い切るような場合に、チャージした時点で旅費交通費にする簡便な処理を、毎年同じ方法で続けている例もあります。
ただし、この方法だと、決算日にカードに残っている金額まで経費になってしまいます。年末（法人は決算日）の残高は、経費から外して資産（仮払金など）に戻すのが正確です。また、消費税の課税事業者（本則課税）の場合は、運賃と買い物で消費税の扱いが違うので、利用の中身を把握しておく必要があります。
消費税とインボイス：運賃と買い物で違う
電車・バスの運賃は「公共交通機関特例」
インボイス制度では、仕入税額控除のために原則としてインボイスの保存が必要です。ただし、1回の取引の税込金額が3万円未満の、鉄道・バス・船舶などの公共交通機関による旅客の運送は、交付する側にインボイスの交付義務がなく、受ける側も一定の事項を帳簿に記載すればインボイスがなくても仕入税額控除ができます（公共交通機関特例）。
国税庁のインボイスQ&Aでは、3万円未満かどうかは1回の取引の税込金額で判定し、特急料金・急行料金・寝台料金は旅客の運送に直接付随するものとして対象になる一方、入場料金や手回り品料金は対象外とされています。
帳簿には、通常の記載事項に加えて、公共交通機関特例の対象であることを記載します。会計ソフトでは、摘要に「公共交通機関特例」と入れるか、特例の区分を選ぶ方法があります。
Suicaでの買い物はお店のインボイスが必要
Suicaは、コンビニ・駅の売店・自動販売機・飲食店などでも使えます。こうした買い物は公共交通機関特例の対象外です。消費税の課税事業者（本則課税）が仕入税額控除を受けるには、お店のレシート（簡易インボイス）を保存します。なお、3万円未満の自動販売機での購入は、別の特例（自動販売機特例）で、帳簿の記載だけで控除できます。
ただし、税込1万円未満の仕入れは、基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者であれば、2029年9月30日までの間、インボイスがなくても帳簿の記載だけで控除できる「少額特例」があります（使えるかどうかは事業者の規模で決まります）。
免税事業者や、簡易課税・2割特例を使う事業者は、仕入税額控除のためのインボイスの保存は問題になりませんが、所得税・法人税で経費の証明が必要なことは変わりません。
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オンライン記帳・申告サポートを見る利用履歴の残し方
Suicaの経費を説明するには、いつ・どこからどこまで・いくら使ったかの記録が必要です。
- カード型のSuica：駅の券売機などで直近の利用履歴を印字できます。ただし印字できる件数や期間には上限があるので、こまめに印字するか、記録を残します
- モバイルSuica：アプリや会員サイトで利用履歴を確認できます。定期的に画面を保存したり、明細を出力したりしておきます
- 経費精算アプリ・会計ソフト：ICカードの履歴を読み取って取り込めるサービスもあり、記帳と記録の保存が一度にできます
利用履歴には行き先が駅名で残りますが、何のための移動か（取引先名・打ち合わせの内容）は残りません。カレンダーの予定や経費精算のメモで、目的が分かるようにしておくと、税務調査で説明しやすくなります。
仕事用のカードを分ける
個人事業主の場合、プライベートと同じSuicaを使っていると、どれが仕事の移動か分けるのが大変です。仕事用のカード（またはモバイルSuica）を1枚用意すると、チャージ額と利用履歴がそのまま仕事の記録になります。チャージは事業用の口座やカードから行うと、記帳がさらに簡単です。
法人の場合は、会社のカードを社長や従業員に渡すか、個人のカードで立て替えて精算するかを決めておきます。立て替えの場合は、利用履歴を添えて精算書を出してもらいます。
モバイルSuicaの定期券やグリーン券、クレジットカードからのチャージの処理は、モバイルSuica・定期券・グリーン券の経費処理とインボイスで説明しています。
まとめ
- Suicaのチャージは前払い。原則は使ったときに旅費交通費などの経費にする
- チャージ時に経費にする簡便な処理でも、決算日の残高は資産に戻すのが正確
- 3万円未満の電車・バスの運賃は公共交通機関特例で帳簿の記載により控除できる。買い物はお店のインボイスが必要
- 利用履歴と移動の目的を残し、仕事用のカードを分ける
車での移動の費用はガソリン・駐車場・高速代・車検・自動車税の処理、タクシー代はタクシー代の記録は必要？どこからどこまで乗ったかは書くべき？、事業用の口座とカードの分け方は事業用の口座とカードを分けるべき理由をご覧ください。インボイスの経過措置はインボイスの経過措置も参考になります。
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