事業が軌道に乗って広い事務所に移る、家賃を見直して移転する、自宅から外の事務所に出る――事務所の引っ越しでは、引っ越し業者の代金のほかに、敷金、礼金、仲介手数料、前家賃、保証会社の保証料、内装工事など、さまざまな支払いが一度に発生します。事務所の引っ越し費用は、ほとんどが経費になりますが、すべてを支払った年の経費にできるわけではありません。
いちばん間違えやすいのが、敷金と礼金の扱いの違いです。この記事では、引っ越しでかかる費用の処理を、国税庁の資料に沿って一つずつ整理します。
- 引っ越し業者の代金・仲介手数料・原状回復費は、支払った年の経費
- 返ってくる敷金・保証金は資産（差入保証金）で、経費にはならない
- 返還されない礼金・権利金・更新料は繰延資産。原則5年（契約期間が5年未満で更新時に再び払うことが明らかなら、その期間）で償却する。ただし20万円未満なら一括で経費
- 新しい事務所の内装工事は、金額によって減価償却資産になる
- 自宅兼事務所の引っ越しは、事業に使う部分だけを按分して経費にする
- 移転したら、個人事業主は「個人事業の開業・廃業等届出書」、法人は「異動届出書」を出す
引っ越しでかかる費用と処理の一覧
まず、事務所の引っ越しでよく出てくる支払いと、その処理を一覧にします。
| 支払い | 処理 | 勘定科目の例 |
|---|---|---|
| 引っ越し業者の代金・梱包資材 | 支払った年の経費 | 荷造運賃・雑費 |
| 不動産会社への仲介手数料 | 支払った年の経費 | 支払手数料 |
| 返ってくる敷金・保証金 | 資産（経費にならない） | 差入保証金・敷金 |
| 返還されない礼金・権利金 | 繰延資産（20万円未満なら一括で経費） | 長期前払費用・繰延資産 |
| 契約の更新料 | 繰延資産（20万円未満なら一括で経費） | 長期前払費用・繰延資産 |
| 前家賃（入居月・翌月分） | 対応する月の経費 | 地代家賃 |
| 火災保険料 | 保険期間に対応する年の経費 | 損害保険料 |
| 退去時の原状回復費 | 支払った年の経費 | 修繕費 |
| 新しい事務所の内装工事・造作 | 金額によって減価償却資産 | 建物附属設備・建物など |
| 机・棚などの備品の購入 | 金額によって消耗品費か減価償却資産 | 消耗品費・工具器具備品 |
勘定科目に決まりはありませんが、毎年同じ科目を使い、摘要に「○○ビル 3階 礼金」のように内容を書いておくと、後から確認しやすくなります。
敷金・保証金は「返ってくるかどうか」で分ける
敷金や保証金は、退去のときに返ってくるお金です。返ってくる部分は、相手に預けているだけなので経費ではなく資産として処理します。
一方で、契約によっては、敷金の一部が最初から返ってこないと決まっていること（いわゆる敷引き・償却）があります。返還されないことが契約で決まっている部分は、建物を借りるための費用と考えられるので、礼金と同じように扱うのが一般的です。
退去のときの精算
退去のときには、預けていた敷金から原状回復費などが差し引かれて戻ってきます。この場合は、次のように処理します。
| 内容 | 処理 |
|---|---|
| 戻ってきた金額 | 預金に入金（敷金の資産を取り崩す） |
| 差し引かれた原状回復費・クリーニング代 | 修繕費などの経費 |
| 差し引かれた未払いの家賃 | 地代家賃 |
差し引かれた金額の内訳は、管理会社から届く精算書で確認できます。経費の根拠になるので、契約書と一緒に保存しておきましょう。
礼金・権利金・更新料は「20万円」と「5年」がポイント
礼金や権利金、更新料のように返還されないお金は、払った後もその建物を使い続けられる、という効果が1年以上続きます。こうした支出は、税金の計算では「繰延資産」として、何年かに分けて経費にします。
償却期間は原則5年
建物を借りるために払う権利金等の償却期間は、国税庁のタックスアンサー（No.5460 建物を賃借するための権利金等）と所得税基本通達50-3で、次のように示されています。
- 新築ビルの建設費の大部分を負担するような権利金など、特別な場合は、建物の耐用年数などを基にした年数
- それ以外の一般的な権利金・礼金は、5年
- ただし、契約期間が5年未満で、更新のときに再び権利金等を払うことが明らかな場合は、その契約期間
一般的な事務所の礼金は、このうち「5年」か「契約期間」に当たることがほとんどです。償却期間に1年未満の端数があるときは切り捨てます。償却費は月割りで計算します。
20万円未満なら一括で経費にできる
繰延資産に当たる場合でも、支出した金額が20万円未満なら、支払った年に全額を経費にできます（所得税法施行令139条の2、法人税法施行令134条）。
たとえば、7月に事務所の礼金を払った場合は、次のようになります。
| 礼金の金額 | その年の経費（個人事業主・12月までの6か月分） |
|---|---|
| 15万円 | 15万円（20万円未満なので一括） |
| 30万円（5年で償却） | 30万円 ÷ 60か月 × 6か月 = 3万円 |
30万円の場合、残りの27万円は翌年以降に毎年6万円ずつ経費にしていきます。家賃の水準が高い地域では、礼金が20万円を超えることも珍しくないので、契約書で金額を確認しましょう。
仲介手数料はすぐに経費にできる
不動産会社に払う仲介手数料は、建物を借りるときにかかる費用ですが、国税庁のタックスアンサー（No.5460）で、支払った事業年度の損金にできるとされています。個人事業主も、支払った年の経費として処理するのが一般的です。
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オンライン記帳・申告サポートを見る原状回復・内装工事・前家賃の扱い
原状回復費は修繕費
前の事務所を退去するときの原状回復費（壁紙の張り替え、クリーニングなど）は、借りていた状態に戻すための費用なので、修繕費として支払った年の経費になります。
新しい事務所の内装工事は減価償却
新しい事務所で、間仕切りや照明、電気設備などの内装工事をした場合、その工事は資産になり、減価償却で少しずつ経費にします。他人の建物に対する造作の耐用年数は、建物の耐用年数や造作の種類などを考えて合理的に見積もることとされ、契約期間の定めがあり更新ができないなどの事情があれば、その期間を耐用年数とできる取扱いもあります（耐用年数の適用等に関する取扱通達1-1-3）。工事の内容によって判断が分かれるので、見積書・請求書の内訳を残しておきましょう。修繕と資産の線引きは修繕費と資本的支出の違いも参考になります。
前の事務所で行った内装工事のうち、まだ経費になっていない部分（未償却残高）は、退去して使わなくなったときに除却損として経費にできます。
机や棚などの備品は、金額によって処理が変わります。少額減価償却資産の特例で解説しています。
前家賃は対応する月の経費
入居時に払う前家賃は、その月の家賃として経費にします。12月に翌年1月分の家賃を払った場合、原則は翌年の経費ですが、毎月継続して支払っている家賃などは、一定の要件を満たせば支払った年の経費にする取扱い（短期前払費用）もあります。詳しくはコワーキングスペース・シェアオフィスの費用の年払いの説明をご覧ください。
自宅兼事務所の引っ越し（個人事業主）
個人事業主が、自宅の一部を事務所にしている住まいから引っ越す場合、引っ越し費用や礼金、仲介手数料は、生活のための部分と事業のための部分が混ざっています。この場合は、事業に使う部分だけを、面積や使う時間などの合理的な基準で按分して経費にします。
| 状況 | 経費にできる範囲 |
|---|---|
| 事務所だけの引っ越し | 全額 |
| 自宅兼事務所の引っ越し | 事業に使う部分（例：床面積の割合）だけ |
| 住まいだけの引っ越し（事務所は別） | 経費にならない |
按分の割合は、新しい住まいの間取りに合わせて決め直します。自宅の家賃の按分は賃貸の自宅で仕事：家賃はいくら経費にできる？をご覧ください。ひとり会社の社長が自宅を移る場合は、会社が借り上げて社宅にする方法があり、ひとり会社は自宅を社宅にで解説しています。
消費税の扱い
消費税の課税事業者の方は、消費税の扱いも確認しましょう。国税庁のタックスアンサー（No.6225 地代、家賃や権利金、敷金など）によると、事務所の家賃や、事業用の建物の返還されない礼金・権利金・更新料は課税の対象です。返ってくる敷金・保証金は課税の対象外です。住宅の家賃は非課税なので、自宅兼事務所の場合は契約の内容を確認します。仕入税額控除には、インボイスの保存も必要です。
移転したら税務署への手続きを忘れずに
事務所を移転したときの主な手続きは、個人事業主と法人で次のように違います。
| 手続き | 個人事業主 | 法人（ひとり会社） |
|---|---|---|
| 事務所の移転の届出 | 個人事業の開業・廃業等届出書（移転のあった年分の確定申告期限まで） | 異動届出書（異動前の所轄税務署へ） |
| 納税地の変更 | 令和5年1月1日以後は届出書不要。申告書に新しい納税地を書けば足りる | 本店を移転したら、法務局の登記と異動届出書 |
| 従業員に給与を払っている場合 | 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書（移転の日から1か月以内） | 同左 |
| 地方税 | 都道府県・市区町村への届出 | 都道府県・市区町村への届出 |
個人事業主の届出は国税庁のタックスアンサー（No.2090、No.2091）で確認できます。移転した年の確定申告書をどの税務署に出すかは、個人事業主が事業所を移転したら、確定申告はいつから新しい税務署に出す？で詳しく解説しています。
まとめ
- 引っ越し業者の代金・仲介手数料・原状回復費は、支払った年の経費
- 返ってくる敷金・保証金は資産。返還されないと決まっている部分は、礼金と同じように扱う
- 返還されない礼金・権利金・更新料は原則5年（契約期間が5年未満で更新時に再び払うなら、その期間）で償却。20万円未満なら一括で経費
- 新しい事務所の内装工事は減価償却。前の事務所の未償却分は除却損になる
- 自宅兼事務所の引っ越しは、事業に使う部分だけを按分する
- 移転後は、個人事業主は開業・廃業等届出書、法人は異動届出書を出す
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